Od pojave e-mail komunikacije do danas mail-ovi su postali neizostavan dio poslovne korespodencije. Kako se ponašaju mail klijenti i zbog čega dolazi do “pucanja” email baze?
Od kratkih obavještenja i razmjene informacija kratkog vremenskog “roka”, poslovna korespondencija je došla do toga da se email porukama organizuju čitavi projekti bez posredstva bilo kog drugog, klasičnog, načina komunikacije.
Komunikacija mailovima je dobila na značaju, a rok čuvanja „prepiski“ se produžio.
Nerijetko se dešava da se određeni mailovu čuvaju godinama, a lakoća pristupa i pretrage putem mail klijenata je dovela do toga da mailovi budu dostupnu korisniku u svakom trenutku.
Kao posljedica čuvanja mailova starih nekoliko godina, dolazi do toga da se baza u kojima se skladište mail-ovi povećava kako po broju mail-ova koji se u njoj nalaze, tako i po veličini koju ona zauzima na disku.
Sve gore navedeno dovodi do usporavanja performansi mail klijenta, a nerijetko i do “pucanja” same baze, nakon čega dolazi do mukotrpnog spašavanja mail-ova specijalizovanim alatima.
Obzirom da je kod nas najzastupljeniji mail klijent Microsoftov Outlook, raznih verzija od 2003 – 2013, ovdje ćemo navesti neke najjednostavnije, a dovoljne korake za organizaciju baze kako bi se ona smanjila i optimizovala. Ovim podešavanjima bi se smanjila potencijalna prijetnja od gore navedenih situacija.
Čitav koncept se zasniva na organizaciji pristiglih i poslatih mail-ova u različite organizacione cjeline, a u skladu sa korisnikovim navikama. Organizacija se može vršiti po klijentima, godinama, zaduženjima, određenim oblastima.
Odvajanje tih cjelina u druge baze, te na kraju optimizacija tih baza, odnosno njihovo sažimanje značajno utiče rad mail klijenata.
Nauči kako optimizovati baze MS Outlook-a
U nastavku slijedi primjer na kom je prikazana organizacija mailova po godinama, a svaki korisnik može svoj mailbox organizovati na način da bude optimalno njegovim potrebama.
Naša testna baza je veličine oko 8.5 GB i sadrži približno 8000 mailova pristiglih u vremenskom periodu od godinu i po dana. Jedan dio tih mailova pristiglih u periodu od 6 mjeseci ćemo premjestiti u novi folder, te kreirati novu bazu u koju ćemo migrirati navedeni folder, a nakon toga optimizovati staru bazu.
Procedura je prikazana na klijentu MS Outlook 2010, ali je slična i za ostale verzije ovog mail klijenta.
1. Kreiranje nove baze
Prvi korak koji ćemo uraditi jeste kreiranje nove baze. Otvoriti tab File>Account Settings.
U novootvorenom prozoru kliknuti na tab Data Files, te na dugme New. U otvorenom prozoru, biramo lokaciju na kojoj će se skladištiti nova baza te unesemo njen naziv. Prepruka je da se baza drži na lokaciji gdje su i ostale baze, radi lakšeg backupa podataka.
2. Kreiranje foldera u novoj bazi i migracija odabranih mailova
Nakon što smo kreiramo bazu, ona će se naći na listi u Outlooku. Kako bismo u njoj kreirali izdvojen folder, kliknućemo desnim klikom na nju (bazu) te odabrati opciju New Folder. U otvorenom prozoru biramo lokaciju gdje će se folder nalaziti, te upisujemo ime foldera.
Nakon toga ćemo otići u Inbox, ili bilo koji drugi folder iz kojeg vršimo migraciju mailova u staroj bazi, te odabrati mailove koji će biti migrirani.
Nakon toga, kliknuti desnim tasterom miša na selekciju te odabrati opciju Move To i odabrati novokreirani folder u drugoj bazi. Nakon ovog koraka počinje migracija odabranih mailova. Na sljedećoj slici vidimo, da je dio mailova iz starog inboxa prebačen u folder „2014“ u novokreiranoj bazi „Arhiva“.
3. Optimizacija stare baze
Nakon što su mailovi prebačeni na novu lokaciju, izvršićemo optimizaciju stare baze. Optimizaciju stare baze radimo tako što ćemo desnim klikom na staru bazu odabrati opcijuData File properties, te u novootvorenom prozoru Advanced, a nakon toga Compact. Ovim procesom Outlook će eliminisati praznine koje su nastale premještanjem i brisanjem mailova, a koje zauzimaju prostor i i time povećavaju veličinu baze.
NAPOMENA:
Navedeni proces često traje satima, te se preporučuje da se migracija pokreće onda kada je korisnik siguran da će imati dovoljno vremena da se radnja završi. Preporučujemo da se proces migracije vrši na kraju radnog vremena, ali je obavezno da ostavite računar uključen.
Nakon izmještanja dijela mailova u novu bazu, veličina stare baze je smanjena na 7.5GB, a nakon optimizacije dodatno na 6.8, što jasno pokazuje stepen smanjenja u odnosu na početak.
U prethodnim redovima su navedeni koraci za organizaciju i optimizaciju lokalne baze mail klijenta. Korisnici koji su već upoznati sa mogućnostima mail klijenta, koji svoje mailove i sada organizuju u odvojene cjeline, potrebno je da samo kreiraju novu bazu, te neke od tih foldera prebace u drugu bazu i preduzmu gore navedene korake.
Generalne preporuke oko veličine baze ne postoje ili su dosta neprecizne, ali praksa pokazuje da je najbolje težiti tome da baza ne sadrži više od 10000 mailova, te da njena veličina bude od 5-6 GB. Ukoliko je procenat mailova koji sadrže attachment značajniji, težiti daleko manjem broju.
Autor: Srđan Marić / IT stručnjak
